Kunnanhallitus, kokous 16.6.2025

Kuvaus

EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa, jonka on määrä tulla voimaan 25. toukokuuta 2018, säädetään nykyaikaistetusta, tilivelvollisuuteen perustuvasta tietosuojakehyksestä Euroopassa. Uuden lainsäädäntökehyksen keskeisiä toimijoita ovat tietosuojavastaavat, joiden tarkoituksena on helpottaa yleisen tietosuoja-asetuksen säännösten noudattamista useissa organisaatioissa.

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan tiettyjen rekisterinpitäjien ja henkilötietojen käsittelijöiden on nimitettävä tietosuojavastaava. Tämä velvoite koskee kaikkia viranomaisia ja julkishallinnon elimiä (riippumatta siitä, mitä tietoja ne käsittelevät) sekä sellaisia muita organisaatioita, joiden ydintehtäviin sisältyy henkilöiden järjestelmällinen ja laajamittainen seuranta tai erityisiin henkilötietoryhmiin kohdistuva laajamittainen käsittely.

Asetuksen artikla 39 säätää tietosuojavastaavan tehtävistä  seuraavasti:

1.Tietosuojavastaavalla on oltava ainakin seuraavat tehtävät:

a) antaa rekisterinpitäjälle tai henkilötietojen käsittelijälle sekä henkilötietoja käsitteleville työntekijöille tietoja ja neuvoja, jotka koskevat niiden tämän asetuksen ja muiden unionin tai jäsenvaltioiden tietosuojasäännösten mukaisia velvollisuuksia;

b) seurata, että noudatetaan tätä asetusta, muita unionin tai jäsenvaltion tietosuojalainsäännöksiä ja rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän toimintamenettelyjä, jotka liittyvät henkilötietojen suojaan, mukaan lukien vastuunjako, tiedon lisääminen ja käsittelyyn osallistuvan henkilöstön koulutus ja tähän liittyvät tarkastukset;

c) antaa pyydettäessä neuvoja tietosuojaa koskevasta vaikutustenarvioinnista ja valvoa sen toteutusta 35 artiklan mukaisesti;

d) tehdä yhteistyötä valvontaviranomaisen kanssa;

e) toimia valvontaviranomaisen yhteyspisteenä käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä, mukaan lukien 36 artiklan mukainen ennakkokuuleminen ja tarvittaessa kuuleminen muista mahdollisista kysymyksistä.

2.Tietosuojavastaavan on tehtäviään suorittaessaan otettava asianmukaisesti huomioon käsittelytoimiin liittyvä riski ottaen samalla huomioon käsittelyn luonne, laajuus, asiayhteys ja tarkoitukset.

Tietosuojavastaava ei voi olla organisaatiossa sellaisessa asemassa, jossa hänen on määritettävä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Koska kullakin organisaatiolla on oma organisaatiorakenteensa, eturistiriitoja on tarkasteltava tapauskohtaisesti.

Yleisesti voidaan katsoa, että esimerkiksi ylemmät johtoasemat (esim. pääjohtaja, hallintopääjohtaja, talousjohtaja, johtava asiantuntijalääkäri, markkinointiosaston päällikkö, henkilöstöpäällikkö tai tietoteknisen osaston päällikkö) voivat aiheuttaa eturistiriidan, mutta sama koskee myös muita tehtäviä organisaatiorakenteen alemmilla tasoilla, jos näissä tehtävissä on määritettävä tietojenkäsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 37 artiklan 3 kohdan mukaan myös usealle viranomaiselle tai julkishallinnon elimelle voidaan niiden organisaation rakenne ja koko huomioon ottaen nimittää yksi ainoa tietosuojavastaava. Tällöin sovelletaan samoja resurssi- ja yhteydenpitovaatimuksia kuin muissakin tapauksissa. Koska yhdellä tietosuojavastaavalla on tässä tapauksessa useita eri tehtäviä, rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän on varmistettava, että kyseinen tietosuojavastaava voi – tarvittaessa tiimin avustuksella – hoitaa tehtävänsä tehokkaasti, vaikka hänet on nimitetty useampaa viranomaista tai julkishallinnon elintä varten.

Kangasniemen kunta on ollut mukana valmistelemassa seudullista, kuntien yhteistä tietosuojavastaavan tehtävää, joka sijoittuu hallinnollisesti Mikkelin kaupungin organisaatioon. Kangasniemen kunnassa toimii arkistovastaavista ja tietoturvasta vastaavista henkilöistä koostuva tietosuojaryhmä, joka toimii tiiviissä yhteistyössä tietosuojavastaavan kanssa. Tietosuojan vastuunjakomallissa kunnan tietosuojaryhmän puheenjohtaja vastaa yhteisesti sovittujen toimenpiteiden toteutuksesta kunnassa ja valmistelee tietosuojaa koskevat päätökset kunnanhallitukselle. Tietosuojaryhmästä vähintään puheenjohtaja osallistuu seudullisen tietosuojatyöryhmän toimintaan. Vastuunjako ja tehtävät on kuvattu dokumentissa, joka on liitteenä nro 1.

Mikkelin kaupunginhallitus on kokouksessaan 27.11.2017 perustanut tietosuojavastaavan viran (27.11.2017 §190).

Tehtävän kustannukset jaetaan asukasluvun suhteessa. Kangasniemen maksuosuus vuodelle 2018 on 6% eli 3220,88 eur