Kuvaus
Kunnan on huolehdittava, että asioiden valmistelusta annetaan riittävästi tietoja yleisessä tietoverkossa (kuntalaki § 29). Viestinnässä on käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otettava huomioon kunnan eri asukasryhmien tarpeet.
Päätökset tulee lähtökohtaisesti antaa tiedoksi yleisessä tietoverkossa. Verkkosivuilla julkaisu täyttää vaatimuksen olla esillä yleisessä verkossa.
Jotta päätöksen tiedoksiannon voidaan katsoa tapahtuneen riittävässä laajuudessa ja päätös voi saada lainvoiman tiedoksi annettava päätös tulee olla mahdollisimman täydellisenä verkossa, jotta kunnan jäsen pystyy harkitsemaan, onko tarpeen hakea muutosta päätökseen. Päätöksestä tulee käydä ilmi asian selostus, itse päätös sekä päätöksen perustelut. Varsinainen päätös lähetetään asianosaiselle kirjeitse tai sähköisesti tiedoksi ja joka aikanaan arkistoidaan, tulee vastata hallintolain päätöksen sisällölle asettamia vaatimuksia. Joskus päätöksen kuvaus sisältää suojattavia tietoja. Tällöin tätä osaa päätöksestä ei julkaista ja se perustellaan oikealla lainkohdalla. Asianosainen saa kutenkin käyttöönsä kokonaisen päätöksen valitusosoituksella varustettuna.
Verkossa tiedottaminen tuo haasteita asiakirjahallintoon erityisesti henkilötietojen käsittelyn suhteen, sillä henkilötietoja tulee viedä verkkoon harkitusti eikä niitä saa pitää siellä tarpeettomasti. Asiakirjojen laadinnassa onkin syytä jo varhaisessa vaiheessa ottaa huomioon henkilötietolaista tulevat rajoitukset henkilötietojen käsittelyyn, ja julkisuuslaista tulevat vaatimukset salassa pidettävien tietojen suojaamisesta.
Asiakirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä. Henkilötietojen pitäminen tietoverkossa muutoksenhakuajan päättymisen jälkeen tulee perustua kunnan omaan tiedottamisintressiin eli hallintolain ja kuntalain säännöksiin, joiden mukaan kunnan on tiedotettava yleistä mielenkiintoa herättävistä asioista, kunnassa asiakirjoihin voidaan käyttää suojausta ja tiedottamisintressiin jälkeen päätöksen henkilötiedot lakkaavat näkymästä. Tähän viittaa myös kuntalain § 140. Tiedottamisintressin osalta viranhaltijapäätökset harvemmin sisältävät sellaisia asioita, että niitä olisi perusteltua pitää verkossa tiedottamisintressiajan jälkeen.
Henkilötietojen pitämistä tietoverkossa pidetään henkilötietojen sähköisenä luovuttamisena. Henkilötietojen luovuttaminen puolestaan on henkilötietolain mukaista henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietolain mukaan henkilötietojen käsittelylle tulee aina olla lain mukaiset perusteet, joita ovat joko henkilön itsensä antama suostumus tietojen käsittelyyn tai laissa säädetty oikeus henkilötietojen käsittelyyn.
Erityisesti henkilötietojen käsittelyn herkkyys nousee henkilöstöpäätöksiä tehtäessä. Päätös tulee tehdä ainakin sellaisista henkilöstöasioista, jotka koskevat viranhaltijan oikeuksia ja velvollisuuksia ja joista säädetään laissa kunnallisesta viranhaltijasta (KVhL). Laissa säädetään viranhaltijan oikeuksia ja velvollisuuksia koskevista asioista, joista työnantaja päättää yksipuolisesti muutoksenhakukelpoisilla päätöksillä. Tälläisiä päätöksiä ovat esimerkiksi virkasuhteeseen ottaminen, virkasuhteen irtisanominen ja purkaminen.
Työnjohto-oikeuden perusteella annetut määräykset ja päätökset eivät sen sijaan ole muutoksenhakukelpoisia, joten niiden tietoverkkoon laitto voisi perustua ainoastaan kunnan omaan tiedottamisintressiin, jota yleensä ei ole. Näiden päätöksen lainvoimaisuuteen verkkoon laitolla ei ole vaikutusta. Muutoksenhakukelpoisia eivät ole myöskään päätökset, jotka koskevat vasta virantäytön valmistelua esimerkiksi viran haettavaksi julistamista, täyttöluvan myöntämistä.
Hallintosäännön mukaan kunnanhallitus hyväksyy yleiset ohjeet viestinnän ja tiedottamisen periaatteista sekä nimeää viestinnästä vastaavat (hallintosääntö § 6).
Kangasniemen kunnanhallitus on päättänyt verkkojulkaisunäkyvyydestä kokouksissaan 18.6.2018 § 139 (pöytäkirjojen julkaiseminen) ja 14.9.2018 § 166 (viranhaltijapäätösten nähtävilläpito verkossa). Tuolloin on päätetty, että viranhaltijapäätökset pidetään yleisesti nähtävillä kuntalain 140 §:n mukaisesti. Päätöstä on tarkennettu hallintojohtajan päätöksellä 22.8.2024 §52, jolloin on päätetty, että toimielinten pöytäkirjojen ja viranhaltijapäätösten julkaisuajat tietoverkossa pysyvät nykyisen kunnan käytännön mukaisena, eli näkyvyys päättyy automaattisesti kahden vuoden kuluttua pöytäkirjan/päätöksen julkaisusta ja GDPR-tiedot peittyvät valitusajan päätyttyä.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.