Kuvaus
Kangasniemen kunnan pysyvästi säilytettävän sähköisen tietoaineiston arkistointia on suunniteltu vuosia. Kunnalla on ollut useita erilaisia arkistointivaihtoehtoja mm. oman sähköisen arkiston hankkiminen useampaan eri tietojärjestelmään, yhteistyö naapurikintien kanssa jne. Vaikka vaihtoehtoja on tutkittu, ei mikään ratkaisu ole ollut kustannuksiltaan ja laajuudeltaan Kangasniemen sähköiseen toimintaympäristöön sopiva. Omat arkistointiratkaisut ovat erittäin kalliita ja kattavat vain sen järjestelmän tiedot joihin järjestelmä integroidaan. Edelleenkään tietojärjestelmien yhdenmukaisuus ei ole sillä tasolla, että sähköiset tiedonsiirrot olisi kevyitä ja edullisia järjestää, joten kunnassa on pysyvää säilyttämistä turvattu mm-. päätösasiakirjojen osalta paperisina. Kunnassa on seurattu arkistolain kehitystä ja Arkistolaitoksen toiminnan kehittämistä. Myös useat kansalliset hankkeet, kuten opetukseen ja varhaiskasvatukseen liittyen ovat antaneet singnaalia yhteisestä kansallisestä tiedon säilyttämisestä näihin ratkaisuihin tuotetuissa ympäristöissä. Jo nykyäänkin kunnassa toteutetaan sähköistä arkistointia ostopalveluna rakennuslupa- ja muiden lupa-asiakirjojen osalta.
Arkistolaitoksen määräykset syntysähköisen tietoaineiston pysyvästä sähköisestä säilyttämisestä tulee jatkossa pakottamaan kuntia sähköiseen säilyttämiseen. Kunnassa käyttöön otettu sähköinen allekirjoitus antaa jatkossa mahdollisuuden sähköiseen säilyttämiseen. Kunnan asianhallinnassa metatietojen valmiudet ovat erinomaiset mm. SÄHKE 2-määrittelyjen osalta (edellytys sähköiseen arkistointiin). Tiedon säilyttäminen sähköisessä muodossa ja lopullinen pysyvä arkistointi eivät ole sama asia. Arkistoinnilla tarkoitetaan tiedon lopullistä säilyttämistä siten, että tiedon saatavuus ja käyttö on rajattomasti turvattua. Kansallinen Arkistolaitos toteuttaa tietoaineiston arkistointia mm. valtion laitosten osalta.
Arkistolaitoksen ilmoitettua mahdollisuudesta, että Arkistolaitos tulee jatkossa ottamaan kuntien pysyvästi säilytettävää aineistoa vastaan ja aloittaa kunnallisen aineiston käsittelyn pilottihankkeella, ratkaisi Kangasniemen kunnan arkistoinnin liittyvän ongelmakokonaisuuden. Kunta hakeutui aktiivisesti Arkistolaitoksen alkavaan pilottihankkeeseen, jonka yhteydessä rakennetaan kuntakohtaisesti aineiston siirron valmistelu ja tekniset ratkaisut siten, että jatkossa Kangasniemen kunnalla on riittävä kyvykkyys ja tekniset valmiudet suorittaa säännöllisesti tiedon siirtoja Arkistolaitokseen. Arkistolaitos valitsi n. 10 erikokoista kuntaa hankkeen pilottivaiheeseen ja Kangasniemen kunta on valittujen kuntien joukossa. Kunnan tietohallinnolla on referenssiä toteuttaa yhteisiä hankkeita yli kuntarajojen ja kansallisesti (mm. HAKA-hanke).
Arkistolaitoksen pilotti hankkeen "Sähköisen arkistoinnin palvelukokonaisuuden kehittäminen"
Tavoitteet:
• Sähköisen arkistoinnin palvelu on avattu käyttöön koko julkishallinnolle 2025
• Julkishallinto on tietoinen sähköisen arkistoinnin palvelusta ja sen mahdollisuuksista, sekä on kiinnostunut siirtämään aineistoa palveluun
• Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelulla on ymmärrys julkishallinnon kyvykkyydestä tietoaineistojen siirtämiseen ja palvelupolku sekä ohjeistus vastaa laajentuneen käyttäjäkunnan ja Kansallisarkiston tarpeita
• Pilotointi suuressa roolissa
• Digitaalisen aineiston siirtäminen onnistuu käyttöliittymän tai rajapinnan kautta. Aineiston käyttöön antaminen mahdollistetaan myös jakelurajapinnan kautta.
• Syntysähköisen digitaalisen aineiston käyttö toteutuu sujuvasti ASTIA-palvelussa. ASTIA mahdollistaa säilytysvaiheessa olevan tietoaineiston viranomaiskäytön sähköisen arkistoinnin palvelun nykyisille kuin laajentumisen myötä tuleville uusille asiakkaille.
Hankkeen pilotointiin osallistuminen edellyttää kunnalta siirtosopimuksen ja siirtosuunnitelman laatimista. Siirtosopimus on pitkäkestoinen sopimus, jossa kunta määrittelee aineiston omistusuhteen ja muut yksityiskohdat. Tämä sopimus mahdollistaa jatkossakin aineiston siirron Arkistolaitokseen säilytykseen. Siirtosuunnitelma on aineistokohtainen siirron toteuttamiseen liittyvä suunnitelma.
Kangasniemen kunnanhallituksen päätöksellä arkistonhoitaja vastaa arkistolain mukaisesti kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista kunnahallituksen alaisuudessa. Kangasniemen kunnanhallitus vastaa viimekädessä kaikesta kunnan arkistonmuodostuksesta. Sähköisen aineiston osalta ei ole tehty muuta päätöstä.
Alkava hanke tulee sitomaan kunnassa henkilöresurssseja ja vaatii myös teknisten ratkaisujen investointeja. Tässä vaiheessa ei psytytä vielä karoittamaan kustannusten laajuutta esim. Fujitsun työmäärän osalta, joka on mahdollisesti suurin kustannustekijä. Kuluvan vuoden talousarviossa on varauduttu hankkeen käynnistämisen aiheuttamiin kustannuksiin.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Kimmo Kainulainen, Kunnanjohtaja, kimmo.kainulainen@kangasniemi.fi
Kunnanhallitus merkitsee tiedokseen kunnan pääsyn mukaan Arkistolaitoksen pilottihankkeeseen. Samalla kunnanhallitus myöntää arkistonhoitajalle ja hallintojohtajalle luvan valmistella ja allekirjoittaa Arkistolaitoksen kanssa tietoaineiston siirtosopimuksen, antaa arkistonhoitajalle ja hallintojohtajalle valtuudet toimia siten, että jatkossa Kangasniemen kunnassa syntyvä sähköinen tietoaineisto tullaan säilyttämään pysyvästi Arkistolaitoksessa arkistonhoitajan laatimien siirtosuunnitelmien mukaisesti.
Tämä päätös koskee kaikkea Kangasniemen kunnassa syntyvää aineistoa ja on tarvittaessa laajennettavissa myös kuntakonsernin pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin. Tämä päätös tulee korvaamaan kunnan oman sähköisen arkiston hankintarpeen.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.