KNGDno-2017-544
Kunnan hallintosääntö, Kuntalaki, henkilötietolainsäädäntö, saavutettavuusdirektiivi.
Kangasniemen kunnan käytäntö striimata kunnanvaltuuston kokoukset suorana Youtube kanavalle, perustuu Kuntalain § 29 mukaiseen kunnan viestintään kuntalaisille. Kunta toimii päätöksenteossaan avoimesti ja läpinäkyvästi. Kunnanvaltuuston kokouksen seuraaminen etänä on kuntalaisille tarjottavaa hyvää kuntalaispalvelua.
Striimattujen tallenteiden takautuvasta katselusta on tullut kyselyjä kuntaan. Kunnanvaltuuston kokous on julkinen kokous, joten reaaliajassa näytettävä striimattu kokous on myös julkinen. Tallenteen tilanne on kuitenkin toinen, sen luonne muuttuu, kun kokous on pidetty. Siksi striimauslinkin toiminta-aikaa tulee tarkastella myös tietosuojan näkökulmasta. Tallennelinkin tietosuojanäkökulma riippuu useista tekijöistä:
Käyttötarkoitus: Jos striimaus on tarkoitettu vain reaaliaikaiseen katseluun, linkki voidaan poistaa heti kokouksen päätyttyä. Tämä vähentää riskiä, että tallenne päätyy vääriin käsiin.
Tallenteiden säilytys: Jos kokous tallennetaan ja tallenne jaetaan myöhemmin, on tärkeää määritellä, kuinka kauan tallenne on saatavilla. Tämä voi olla esimerkiksi muutama päivä tai viikko, riippuen kokouksen luonteesta ja tietosuojavaatimuksista.
Tietosuojalainsäädäntö: Suomen tietosuojalaki ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) asettavat vaatimuksia henkilötietojen käsittelylle. Tallenteiden säilytysaika tulee määritellä niin, että se on tarpeellinen ja oikeasuhtainen käyttötarkoitukseen nähden.
Osallistujien informointi: Osallistujille on kerrottava etukäteen, kuinka kauan tallenne on saatavilla ja miten heidän tietojaan käsitellään. Tämä lisää läpinäkyvyyttä ja luottamusta.
Biometrinen henkilötieto tallenne sisältää aina biometristä aineistoa kokoukseen osallistujista. Kysymyksessä on erityinen henkilötieto, jota ei lähtökohtaisesti kunnassa käsitellä.
Kunta tekee striimauksista omaan käyttöön tallenteen, jonka säilytysaika määrittyy kokouksen päätösten lainvoimaisuuden mukaan. Kun päätökset ovat saaneet lainvoiman, tallenne hävitetään. Tallenteelta voidaan tarvittaessa tarkastaa kokouksen kulkua asioiden oikeellisuuden varmistamiseksi. Kunnan oma käyttötarve tallenteelle ei määritä julkisen linkin säilyvyyttä, vaan se tulee päättää erikseen.
Säännönmukainen tallennelinkin jakaminen edellyttää tallenteiden saavutettavuusvaatimusten huomioimista, kuten esimerkiksi tallenteiden tekstitystä.
Kangasniemen kunnanhallitus on tehnyt päätöksen 18.6.2018 § 139 Pöytäkirjojen julkaisuajat verkossa. Päätöksen mukaisesti kunnan verkkosivuilta on Kuntaliiton ohjeiden mukaisesti poistettu kaksi vuotta vanhemmat toimielinten pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset. Nykyinen asianhallintajärjestelmä on päätöksen jälkeen päivittynyt siten, että GDPR-tiedot peittyvät valitusajan päätyttyä. Tarkoituksenmukaista on, että julkaisuajat tietoverkossa pysyvät nykyisen kunnan käytännön mukaisena, eli näkyvyys päättyy automaattisesti kahden vuoden kuluttua pöytäkirjan/päätöksen julkaisusta ja GDPR-tiedot peittyvät valitusajan päätyttyä.
Päätän, että
1) kunnanvaltuuston kokousten tallennelinkki poistetaan kokousta seuraavana päivänä, kokouksesta tehtyä tallennetta säilytetään tarvittava aika, joka määrittyy päätöksen lainvoimaisuudesta. Tallennetta ei arkistoida eikä sitä luovuteta tietopyyntötarkasteluihin sen siältämän biometrisen aineiston vuoksi. Tallennetta koskevat samat periaatteet kuin kamaravalvonnan tallennetta. Tallenne säilytetään tietohallinnossa.
2) toimielinten pöytäkirjojen ja viranhaltijapäätösten julkaisuajat tietoverkossa pysyvät nykyisen kunnan käytännön mukaisena, eli näkyvyys päättyy automaattisesti kahden vuoden kuluttua pöytäkirjan/päätöksen julkaisusta ja GDPR-tiedot peittyvät valitusajan päätyttyä.