KNGDno-2023-366
Kangasniemen kunnassa syntyneet Dynasty tietokannan tiedot sisältävät pysyvästi ja määräajan säilytettävää tietoa. Pysyvästi säilytettävistä tiedoista osa on päätearkistossa, mm. päätöspöytäkirjat. Kunnan päätearkisto ei sisällä asiakokonaisuuksia eikä kaikkien viranhaltijoiden päätöksiä, ne ovat olleet käytössä sähköisesti. Tiedonhaun sujuvoittamiseksi on tärkeää, että tietokanta on edelleen sähköisesti käytettävissä. Samalla myös turvataan tietojen säilyminen.
Hallintosääntö § 27
Kangasniemen kunnassa on vanhan Dynasty asianhallinnan tietokanta ollut käytössä Innofaktorin tuotantoympäristöön rakennetulla lisäpalvelulla. Kunta on neuvotellut usean vuoden ajan kuinka Innofaktorilla olevat tiedot saataisiin siirrettyä kunnan omaan ympäristöön säilytettäväksi. Innofaktor on syksyllä 2023 ilmoittanut ajavansa oman palvelimensa tietourvasyistä alas ja Kangasniemen tiedot ovat olleet vaarassa hävitä tässä yhteydessä. Kunta on maksanut vuosittain noin 4000 euroa kannan ylläpidosta. Investointimäärärahoihin on ollut useamman vuoden määrärahavaraus kannan siirtämiseksi kunnan omalle palvelimelle.
Innofaktorin Dynasty tietokantaan on kertynyt Kangasniemen kunnan tietoja vuodesta 1996 alkaen. Ensimmäinen tietokanta 1996 - 2006 on ollut ns. passiivitietokanta ja vuodesta 2007-2014 viuoteen saakka tietokanta on sisältänyt kunnan tuotantokannan tiedot. Tiedot sisältävät päätöspöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ja, sopimukset ja asiakohtaisia tietoja.
Tietojen säilyttämiseksi kunnan tietohallinto on pyytänyt Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Xamkilta apua kunnan haltuun siirrettyjen tietokanta massojen käsittelemiseksi ja muuttmiseksi luettavaan muotoon. Tietojen käsittely ei ole maksutonta. Tietojen käsittelystä on laadittu toimeksiantosopimus Xamkin kanssa. Sopimus päätöksen liitteenä. Arvioitu kustannus on 1-10 henkilötyöpäivää (htp). Laskutus tapahtuu toteutuneen työmäärän perusteella kokonaisina työpäivinä. TKI-asiantuntijapalvelun tuntihinta on vuonna 2024 70 euroa (alv 0%).
Päätän, että Kangasniemen kunta ostaa Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Xamkilta liitteenä olevan sopimuksen mukaisen palvelun Dynasty -tietokannan tietojen säilymisen ja käytettävyyden turvaamiseksi.