Kuvaus
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) sekä siihen liittyvät velvoitteet tulivat voimaan 1.1.2020. Laki edistää tiedonhallinnan yhdenmukaistamista, tietoturvallisuutta ja digitalisointia viranomaistoiminnassa. Kangasniemen kunta on lainsäädännön tarkoittama ja velvoittama tiedonhallintayksikkö.
Tiedonhallintalaissa säädetään julkisuusperiaatteen ja hyvän hallinnon vaatimusten toteuttamisesta viranomaisten tiedonhallinnassa. Laissa säädetään myös tietojärjestelmien yhteentoimivuuden toteuttamisesta. Laki sisältää koko julkista hallintoa koskevat säännökset tiedonhallinnan järjestämisestä ja kuvaamisesta, tietovarantojen yhteentoimivuudesta, teknisten rajapintojen ja katseluyhteyksien toteuttamisesta sekä tietoturvallisuuden toteuttamisesta. Lain nojalla valtiovarainministeriön yhteyteen perustetaan niin ikään julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta arvioimaan ja ohjaamaan valtion ja kuntien viranomaisten tiedonhallinnan toteuttamista.
Hankinnan kohteena on tietohallintopalveluiden hallinta- ja ohjausjärjestelmän palveluhankinta, joka integroituu kunnan M365 Teams -ympäristöön koko henkilöstön käytettävänä työvälineenä. Palvelun ympärille rakennettavalla toimintamallilla tuetaan kunnan digitaaliseen turvallisuuteen sekä lain vaatimustenhallinnan kokonaisuuteen liittyvää hallinnointi-, valvonta ja kehittämistyötä.
Hankittavaa työkalua käytetään tietohallintopalveluiden tiedonhallinta-, tietosuoja-, tietoturva- ja kokonaisarkkitehtuurityön tukena. Lisäksi palvelulla tuotetaan ja jaetaan henkilöstölle kohdennettavia, em. työprosesseihin kytkeytyviä ohjeistuksia sekä raportoidaan tarvittaville kohderyhmille tiedonhallintayksikön digitaaliseen turvallisuuteen ja lain vaatimustenhallintaan liittyvistä kohteista.
Muodostuva tietoaineisto edesauttaa niin ikään organisaation tuleviin muutoksiin valmistautumista sekä niiden suunnittelua ja antaa kokonaisnäkymän eri asioiden välisistä riippuvuuksista. Sovelluspalvelun tarjoamat automaatiot ja toiminnallisuudet itsessään säästävät organisaation eri asiantuntijoilta vaadittavaa työaikaa mm. erilaisten lakisääteisten raportointi- ja kuvausvelvoitteiden toteuttamisesta ja ylläpitämisestä.
Hankinta pohjautuu Agendium Oy:n tarjoukseen Digiturvamalli-palvelun käytöstä. Kysymyksessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Palvelutoimitus kattaa kunnan Teams-ympäristöön integroituvan sovelluspalvelun lisäksi maksuttomat webinaarivalmennukset sekä tuen ja asiakaspalvelun. Sovelluspalvelu tarjotaan verkon yli käytettävänä palveluna, joka tuotetaan turvallisesta ja korkean käytettävyyden palvelinympäristöstä. Hankintamenettelynä on suorahankinta. Tietohallinto on tehnyt markkinakartoitusta palvelujen sisällön, ja hintojen osalta ja päätynyt pyytämään yhdeltä toimittajalta tarjouksen, joka täyttää sisällöllisesti ja teknisesti asetetut vaatimukset.
Hankintapäätöksen johdosta kunnan sopimus Navicren Navisec-järjestelmän toimittajan kanssa on irtisanottu päättymään 31.8.2022, sillä uudella Digiturvamallilla pystytään toteuttamaan henkilöstölle vastaava ohjeistus tietosuojaan ja tietoturvaan liittyen.