Kuvaus
Hallintosäännön mukaan toimielimet nimeävät vastuualueilleen arkistovastuuhenkilöt. Arkistoasioista ymmärtävä arkistovastuuhenkilö turvaa hallintokunnan arkiston muodostumisen turvallisella tavalla. Uusia toimintoja syntyy ja vanhoja lopetetaan, arkistoja päättyy ja välillä on tarve avata uusia arkistoja. Toimintaprosessit muuttuvat, yhdistyvät tai lakkaavat. Kaikki asiat pitäisi olla kuvattuna AMS (arkistonmuodostussuunnitelmissa). Asiakirjojen säilytyksestä säädetään Arkistolaissa sekä toimialojen toimintaa säätelevissä erityislaeissa. Jotta arkistonmuodostus kokonaisuutena vastaisi lakien vaatimuksia, on kunnan nimettävä työyksiköille ja / tai toimialoille arkistovastuuhenkilöt. Hallintosäännössä päätösvalta on toimialojen lautakunnilla. EU:n tietosuoja-asetuksen täytäntöönpano ja etenkin ennakollinen osoitusvelvollisuus edellyttävät koko kunnan toimintojen tarkastelua ja dokumentointia. On tarkoituksenmukaista, että valitut arkistovastuuhenkilöt muodostavat samalla kunnan tietosuojatyöryhmän, jota voidaan tarpeen mukaan täydentää tilaturvallisuuden ja tietoturvan asiantuntijoilla. Organisaation tiivistyessä ei liene tarkoituksenmukaista nimittää arkistovastuuhenkilöä jokaiseen yksikköön erikseen, vaan koota kunkin arkistovastuuhenkilön vastuulle toiminnallisesti ja hallinnollisesti järkevä kokonaisuus. Arkistovastuuhenkilöt on edellisen kerran nimetty 2017.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Mikko Korhonen, tekninen johtaja, mikko.korhonen@kangasniemi.fi
Tekninen lautakunta nimeää tekniselle toimialalle seuraavat arkistovastuuhenkilöt:
* Tekniset palvelut, toimistosihteeri Linda Penttonen
* Ruoka- ja puhtauspalvelut, ruoka- ja puhtauspalvelupäällikkö Anne Ukkonen
* Rakennusvalvonta, toimistosihteeri Päivi Puukari