Valmistelija
Sari Kuusjärvi, sari.kuusjarvi@kangasniemi.fi
Kuvaus
Kangasniemen kunta on nimennyt rekisterinpitäjänsä vuodesta 2007 alkaen, viimeisin kunnahallituksen päätös kunnan rekisterinpitäjistä on 10.12.2018 § 238. Henkilötietojen käsittelyssä käsitellään rekisterinpitäjän velvollisuuksia ja rekisteröidyn oikeuksia. Siksi on tärkeää, että kunnan kaikkien toimintojen rekisterivastuut ovat ajantasalla. Palveluiden tuottamisessa on tärkeää tietää kenen rekisterinpitäjän lukuun kunnan työntekijät henkilötietoja käsittelevät. Rekisterinpitäjän on huolehdittava riittävistä toimenpiteistä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi.
Henkilötietojen käsittely tarkoittaa esimerkiksi henkilötietojen keräämistä, säilyttämistä, käyttöä, siirtämistä ja luovuttamista. Kaikki henkilötietoihin kohdistuvat toimenpiteet henkilötietojen käsittelyn suunnittelusta henkilötietojen poistamiseen ovat henkilötietojen käsittelyä.
Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön.
Rekisterinpitäjä on ihminen tai organisaatio, joka määrittelee, mihin tarkoitukseen ja millä tavalla henkilötietoja käsitellään. Kunnassa kunnanhallitus määrittelee kunnan rekisterinpitäjät.
Henkilötietojen käsittelijä on ihminen tai organisaatio, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta.
Henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava aina tietosuojalainsäädännön mukaisia tietosuojaperiaatteita.
Rekisteröity on henkilö, jonka henkilötietoja käsitellään.
Tietosuojaperiaatteiden mukaan henkilötietoja on käsiteltävä
- lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi
- käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti
- kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten
- kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden
- päivitettävä aina tarvittaessa ‒ epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä
- säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.
Kunnan tietohallinto ohjeistaa kunnan rekisterinpitäjijä yleisistä rekisterinpitäjän velvollisuuksista ja opastaa henkilötietojen käsittelijöitä tietouojalainsäädännön velvoitteista ja henkilötietojen käsittelystä. Rekisterinpitäjän käsitellessä henkilötietoja, sen on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet rekisteröityjen tietosuojaoikeuksien toteuttamiseksi. Sen on myös helpotettava rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä.Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä ja
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa vaan tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.
Kunnan toiminnassa rekisterinpitoon kuuluu myös erityisten henkilötietojen käsittelyä.
Päätösehdotus
Esittelijä
Kimmo Kainulainen, Kunnanjohtaja, kimmo.kainulainen@kangasniemi.fi
Kangasniemen kunnanhallitus nimeää Kangasniemen kunnan rekisterinpitäjiksi
- teknisten- ja rakennuspalveluiden osalta teknisen lautakunnan,
- sivistys- ja hyvinvointipalveluiden ja nuorisovaltuuston osalta sivistys- ja hyvinvointilautakunnan,
- konserni- ja elinkeinopalveluiden, hallintopalveluiden, vanhus- ja vammaisneuvoston ja kunnan edustuksellisen yhteistoiminnan, mukaan luettuna työsuojelu, kunnanhallitus toimii itse rekisterinpitäjänä.
- rekisterin, niistä työntekijöistä jotka altistuvat työssään vakavan vaaran tai vakavan sairauden ihmiselle aiheuttaville biologisille tekijöille, rekisterinpitäjänä toimii kunnanhallitus. Tämän rekisterin ylläpidosta ja tietojen käsittelysta vastaa kunnan hallintojohtaja ja hänen määräämänsä.
Lisäksi kunnanhallitus päättää, että
- Sivistys- ja hyvinvointilautakunnan toimitiloissa sijaitsevista biometristen tunnisteiden keräämisestä (erityiset henkilötiedot, valvontakamera) rekisterinpitäjänä toimii sivistys- ja hyvinvointilautakunta, kunnan muissa toimipaikoissa sijaitsevien valvontakameroiden rekisterinpitäjänä toimii tekninen lautakunta.
Kunnanhallitus edellyttää, että kuntakonserniin kuuluvien liikelaitosten rekisterinpito ohjeistetaan ja että tietosuoja-asetuksen vaatimukset huomioidaan liikelaitosten toiminnassa.
Kunnanhallitus määrää, että kukin rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen ja laisäädännön vaatimusten mukaisesti.
- niin, että kaikki henkilötietojen käsittely on suunniteltua ja virheetöntä,
- että siinä toteutuu tarpeellisuusvaatimus ja huolellisuusvelvoite,
- ja että henkilötietojen käytössä toteutetaan käyttötarkoitus sidonnaisuutta eli tiettyyn tarkoitukseen kerättyjä henkilötietoja ei saa käyttää muuhun tarkoitukseen.
Lisäksi:
- Rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojaselosteen laatimisesta.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.